এসএমই ঋণ আদায় ও তদারকিতে এমআইএস অফিসার কেন অপরিহার্য
অদক্ষ নেতৃত্বের ঘাটতি কাটিয়ে তথ্যভিত্তিক সিদ্ধান্তের শক্তি হয়ে উঠতে পারেন একজন এমআইএস অফিসার। নিয়মিত কর্মদক্ষতা বিশ্লেষণ ও সময়োপযোগী সিদ্ধান্তের মাধ্যমে এসএমই ঋণ আদায় ও তদারকিতে কার্যকর পরিবর্তনের পথ তৈরি করতে পারেন তিনি।
কলাম | বদিউল আলম লিংকন
ব্যাংকের এসএমই সংগ্রহ ও তদারকি বিভাগকে কার্যকর, গতিশীল ও ফলাফলভিত্তিক করতে দক্ষ সংগ্রহ কর্মকর্তার পাশাপাশি শক্তিশালী ব্যবস্থাপনা তথ্য ব্যবস্থা অপরিহার্য। বড় ঋণ পোর্টফোলিওতে প্রতিদিন বিপুলসংখ্যক হিসাবের অবস্থার পরিবর্তন হয়।
কোন গ্রাহক বকেয়া পড়েছেন, কোথায় আদায় কমেছে, কোন হিসাব ঝুঁকিপূর্ণ হয়ে উঠছে, কোন ঋণমান উন্নতির প্রয়োজন এবং কোন কর্মকর্তার পোর্টফোলিওতে তাৎক্ষণিক পদক্ষেপ দরকার—এসব প্রশ্নের উত্তর নির্ভুল তথ্য ছাড়া পাওয়া কঠিন।
তাই এমআইএস কর্মকর্তাকে অতিরিক্ত বা সহায়ক জনবল হিসেবে দেখার পরিবর্তে এসএমই ঋণ আদায়ে ও তদারকি বিভাগের কৌশলগত সম্পদ হিসেবে বিবেচনা করা প্রয়োজন।
এই বাস্তবতায় একজন দক্ষ ব্যবস্থাপনা তথ্য বা এমআইএস কর্মকর্তা শুধু প্রতিবেদন প্রস্তুতকারী নন; তিনি সংগ্রহ কার্যক্রম, পোর্টফোলিও ব্যবস্থাপনা এবং বিভাগীয় সিদ্ধান্ত গ্রহণের মধ্যে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যভিত্তিক সেতুবন্ধন তৈরি করেন।
সংগ্রহ কর্মকর্তার কাজের সঙ্গে এমআইএসের সরাসরি সম্পর্ক
এসএমই সংগ্রহ কর্মকর্তা মূলত গ্রাহকের সঙ্গে যোগাযোগ, বকেয়া আদায়, ঝুঁকিপূর্ণ হিসাব চিহ্নিতকরণ, শাখার সঙ্গে সমন্বয় এবং মাঠপর্যায়ের পুনরুদ্ধার কার্যক্রম পরিচালনা করেন। কিন্তু প্রতিটি হিসাবের বর্তমান অবস্থা, বকেয়ার বয়স, পূর্ববর্তী আদায়ের ইতিহাস, প্রতিশ্রুত অর্থ পরিশোধের অবস্থা এবং সাম্প্রতিক ঝুঁকি একসঙ্গে বিশ্লেষণ করা একজন কর্মকর্তার পক্ষে সবসময় সম্ভব নয়।
এখানেই এমআইএস কর্মকর্তার কার্যকর ভূমিকা তৈরি হয়। তিনি পোর্টফোলিওর তথ্য বিশ্লেষণ করে দেখাতে পারেন—কোথায় বকেয়া বাড়ছে, কোথায় আদায়ের গতি কমছে, কোন হিসাব অগ্রাধিকার ভিত্তিতে দেখতে হবে এবং কোন ক্ষেত্রে দ্রুত ব্যবস্থাপনার হস্তক্ষেপ প্রয়োজন।
ফলে সংগ্রহ কর্মকর্তা শুধু ‘কাজ করতে হবে’ এমন সাধারণ নির্দেশনা না পেয়ে কোন গ্রাহকের ক্ষেত্রে, কখন এবং কী ধরনের পদক্ষেপ নেওয়া প্রয়োজন—তার একটি পরিষ্কার কর্মপরিকল্পনা পান।
সাপ্তাহিক অগ্রগতি প্রতিবেদন হতে পারে কার্যকর ব্যবস্থাপনা হাতিয়ার
এসএমই সংগ্রহ ও তদারকিতে প্রতি সপ্তাহে প্রতিটি কর্মকর্তার কাছে তাঁর নিজস্ব পোর্টফোলিওর অগ্রগতির একটি সংক্ষিপ্ত তথ্যভিত্তিক প্রতিবেদন দেওয়া যেতে পারে। এতে সপ্তাহের শুরু ও শেষে বকেয়া, নগদ আদায়, ৩০ ডিপিডি থেকে এসএস পর্যায়ের আদায়, আদায়ের লক্ষ্যমাত্রা ও অর্জন, ঋণমান উন্নয়ন, মেয়াদোত্তীর্ণ সিসি ও ওডি হিসাব, মজুত পরিদর্শন, আমানত বৃদ্ধি এবং নতুন ঝুঁকিপূর্ণ হিসাবের পরিবর্তন তুলে ধরা যেতে পারে।
এ ধরনের প্রতিবেদন হাতে থাকলে কর্মকর্তা নিজের পোর্টফোলিওর কোন জায়গায় উন্নতি হয়েছে এবং কোথায় পিছিয়ে আছে, তা দ্রুত বুঝতে পারেন। ফলে প্রতিটি হিসাব নতুন করে খুঁজে বের করতে সময় ব্যয় না করে তিনি অগ্রাধিকার অনুযায়ী মাঠপর্যায়ের কাজ সাজাতে পারেন। অর্থাৎ, সঠিক তথ্য কর্মকর্তার পরিশ্রম কমানোর চেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে তাঁর পরিশ্রমকে সঠিক জায়গায় কেন্দ্রীভূত করে।
তথ্যভিত্তিক কর্মদক্ষতার একটি বাস্তব উদাহরণ
প্রদত্ত কর্মদক্ষতার উপাত্তে দেখা যায়, বিভিন্ন কর্মকর্তার ফলাফল বিভিন্ন সূচকে ভিন্ন। যেমন, মি. আলম নগদ আদায় লক্ষ্যমাত্রার ১০৮ শতাংশ, ঋণমান উন্নয়ন ৯৫.৯৬ শতাংশ এবং মজুত পরিদর্শন ১৩৫ শতাংশ। মি. ওমরের নগদ আদায় ১২৪ শতাংশ, ঋণমান উন্নয়ন ৯৯.১৮ শতাংশ এবং নিট আমানত অর্জন লক্ষ্যমাত্রার ১০০ শতাংশ। আবার মি. উল্লাহ নগদ আদায় ১৪৫ শতাংশ ও ঋণমান উন্নয়ন ৯৭.৩১ শতাংশ হলেও মেয়াদোত্তীর্ণ সিসি/ওডি হ্রাসের অগ্রগতি তুলনামূলকভাবে দুর্বল।
অন্যদিকে মি. বদিউলের নগদ আদায় ৮১ শতাংশ হলেও ঋণমান উন্নয়ন ৯৯.৬৭ শতাংশ, মেয়াদোত্তীর্ণ সিসি/ওডি হ্রাস ১৯৯ শতাংশ এবং মজুত পরিদর্শন ১৩৫ শতাংশ অর্জিত হয়েছে।
এসব উপাত্ত থেকে বোঝা যায়, একজন কর্মকর্তার সামগ্রিক কর্মদক্ষতা একটি সূচক দিয়ে বিচার করলে পূর্ণ চিত্র পাওয়া যায় না; বরং একাধিক সূচকের সমন্বিত বিশ্লেষণ প্রয়োজন।
এই তথ্য যদি নিয়মিত সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার কাছে পৌঁছায়, তাহলে তিনি নিজের দুর্বল সূচক শনাক্ত করে পরবর্তী সময়ে কোথায় বেশি শ্রম ও মনোযোগ দিতে হবে তা নির্ধারণ করতে পারেন।
পোর্টফোলিও উন্নয়নে তথ্যের কার্যকর ব্যবহার
ধরা যাক, কোনো কর্মকর্তার নগদ আদায় সন্তোষজনক হলেও মজুত পরিদর্শন কম। আবার অন্য একজনের ঋণমান উন্নয়ন ভালো হলেও মেয়াদোত্তীর্ণ সিসি ও ওডি হ্রাসের অগ্রগতি কম। কারও আমানত অর্জন ভালো হলেও নগদ আদায় লক্ষ্যমাত্রার নিচে।
এ ধরনের পার্থক্য এমআইএস প্রতিবেদনে স্পষ্টভাবে উঠে এলে প্রত্যেক কর্মকর্তা নিজের কাজের কৌশল পরিবর্তন করতে পারেন। কোনো শাখায় বকেয়া বাড়লে সেখানে সমন্বয় বাড়ানো, বড় ঝুঁকিপূর্ণ হিসাবে দ্রুত গ্রাহক পরিদর্শন করা কিংবা কম অগ্রগতির সূচকে অতিরিক্ত সময় দেওয়া সম্ভব হয়। ফলে এমআইএস কেবল তথ্য সংরক্ষণ করে না; তথ্যকে কর্মপরিকল্পনায় রূপান্তরের সুযোগ তৈরি করে।
KPI উন্নয়নেও এমআইএসের গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা
কর্মদক্ষতা মূল্যায়নের ক্ষেত্রে একজন কর্মকর্তা যদি বছর শেষে শুধু চূড়ান্ত ফলাফল জানতে পারেন, তাহলে তাঁর কোথায় ঘাটতি ছিল এবং কখন তা সংশোধনের সুযোগ ছিল—তা স্পষ্ট হয় না।
কিন্তু সাপ্তাহিক বা মাসিক তথ্য হাতে থাকলে তিনি ধারাবাহিকভাবে নিজের কর্মদক্ষতা পর্যালোচনা করতে পারেন। এর মাধ্যমে দুর্বলতা চিহ্নিত করে অগ্রাধিকার নির্ধারণ, অতিরিক্ত প্রচেষ্টা এবং ফলাফল উন্নয়নের সুযোগ তৈরি হয়।
এই ধারাবাহিকতা হতে পারে—
সাপ্তাহিক তথ্য → দুর্বলতা শনাক্ত → অগ্রাধিকার নির্ধারণ → সঠিক পদক্ষেপ → ফলাফল উন্নয়ন → পোর্টফোলিও শক্তিশালীকরণ → KPI উন্নয়নের সুযোগ।
অতএব, এমআইএস কর্মকর্তার তথ্য সরবরাহ একজন সংগ্রহ কর্মকর্তার জন্য শুধু মূল্যায়নের বিষয় নয়; এটি তাঁর নিজস্ব কর্মদক্ষতা উন্নয়নের একটি বাস্তব ব্যবস্থাপনা হাতিয়ার।
বিভাগীয় প্রধানের সিদ্ধান্ত গ্রহণেও সহায়ক
একজন দক্ষ ও বাস্তববাদী ডিভিশনাল হেড বা এসএমই ঋণ আদায় ও তদারকি বিভাগের প্রধানের পক্ষে প্রতিটি শাখা, কর্মকর্তা ও হিসাব সরাসরি পর্যবেক্ষণ করা সম্ভব নয়। তাই কার্যকর নেতৃত্ব ও সময়োপযোগী সিদ্ধান্তের জন্য নির্ভরযোগ্য এমআইএস অপরিহার্য। এমআইএস বিশ্লেষণের মাধ্যমে তিনি এক নজরে বুঝতে পারেন—কোন কর্মকর্তা ভালো করছেন, কোথায় পোর্টফোলিওর ঝুঁকি বাড়ছে, কোন সূচকে কাঙ্ক্ষিত অগ্রগতি নেই এবং কোথায় তাৎক্ষণিক সহায়তা বা হস্তক্ষেপ প্রয়োজন। একজন সফল ও দক্ষ আধুনিক ডিভিশনাল হেডের নেতৃত্বের নেপথ্যে অনেক সময় থাকে একটি শক্তিশালী এমআইএস ব্যবস্থা—যা তাঁকে অনুমাননির্ভর নয়, বরং তথ্যভিত্তিক ও বাস্তবসম্মত সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করে।
একজন ডিভিশনাল হেড বা প্রধানের সফলতার পেছনের গোপন শক্তি এই এমআইএস। এটি পরিক্ষিত সত্য।
কোনো কর্মকর্তার কর্মদক্ষতা ধারাবাহিকভাবে কমে গেলে শুধু চাপ প্রয়োগ না করে সমস্যার প্রকৃত কারণও খুঁজে বের করা যায়। তাঁর পোর্টফোলিওতে বড় অঙ্কের কঠিন হিসাব রয়েছে কি না, প্রয়োজনীয় তথ্য সময়মতো পাওয়া যাচ্ছে কি না কিংবা কোনো শাখার সহযোগিতা প্রয়োজন কি না—এসব বিষয়ও তথ্যের মাধ্যমে দৃশ্যমান করা সম্ভব।
ফলে ব্যবস্থাপনা শুধু মাস শেষে ফলাফল পর্যালোচনা না করে চলমান অবস্থাতেই প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নিতে পারে।
এমআইএস কর্মকর্তা নিয়ন্ত্রণকারী নয়, সহযোগী
একজন কার্যকর এমআইএস কর্মকর্তার ভূমিকা শুধু কে পিছিয়ে আছেন তা দেখানো নয়। বরং সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাকে আরও ভালো করার সুযোগ তৈরি করাই তাঁর মূল উদ্দেশ্য হওয়া উচিত। ‘আপনার পোর্টফোলিওতে এত টাকা বকেয়া’—এটি একটি সাধারণ তথ্য। কিন্তু ‘গত সপ্তাহের তুলনায় বকেয়া বেড়েছে, নির্দিষ্ট কয়েকটি হিসাবে ঝুঁকি বেশি এবং এসব গ্রাহকের ক্ষেত্রে দ্রুত পদক্ষেপ প্রয়োজন’—এটি ব্যবস্থাপনাযোগ্য তথ্য।
এই পার্থক্যই একজন সাধারণ তথ্য সরবরাহকারী এবং একজন দক্ষ এমআইএস কর্মকর্তার মধ্যে মূল পার্থক্য তৈরি করে।
মাঠপর্যায়ের কার্যক্রম ও ব্যবস্থাপনার মধ্যে সেতুবন্ধন
একটি কার্যকর এসএমই সংগ্রহ ও তদারকি ব্যবস্থায় মাঠপর্যায়ের কর্মকর্তা, এমআইএস কর্মকর্তা এবং বিভাগীয় প্রধানের মধ্যে ধারাবাহিক তথ্যপ্রবাহ থাকা প্রয়োজন।
মাঠপর্যায়ের কর্মকর্তা তথ্য সংগ্রহ করবেন, এমআইএস কর্মকর্তা তা যাচাই ও বিশ্লেষণ করবেন, বিভাগীয় প্রধান সেই বিশ্লেষণের ভিত্তিতে সিদ্ধান্ত নেবেন এবং প্রয়োজনীয় নির্দেশনা আবার মাঠপর্যায়ে পৌঁছাবে।
এই চক্র যত দ্রুত, নির্ভুল ও স্বচ্ছ হবে, পুরো বিভাগের বা প্রতিষ্ঠানের কার্যকারিতাও তত বাড়বে।
এ কারণে তথ্য শুধু ঊর্ধ্বতন ব্যবস্থাপনার জন্য সংরক্ষিত থাকলে হবে না। যে কর্মকর্তাকে সেই তথ্যের ভিত্তিতে পদক্ষেপ নিতে হবে, তাঁর কাছেও তা সময়মতো পৌঁছাতে হবে।
এমআইএস ছাড়া আধুনিক সংগ্রহ ও তদারকি অসম্পূর্ণ
এসএমই পোর্টফোলিও যত বড় হবে, তথ্যের পরিমাণও তত বাড়বে। ফলে শুধু অভিজ্ঞতা ও পরিশ্রমের ওপর নির্ভর করে আধুনিক সংগ্রহ ব্যবস্থা পরিচালনা করা কঠিন।
একজন এসএমই ঋণ আদায় কর্মকর্তা মাঠে কাজ করবেন, কিন্তু তাঁর কাজের অগ্রাধিকার নির্ধারণে তথ্য প্রয়োজন। বিভাগীয় প্রধান নেতৃত্ব দেবেন, কিন্তু তাঁর সিদ্ধান্তের ভিত্তি হতে হবে নির্ভরযোগ্য বিশ্লেষণ। এই দুইয়ের মধ্যে কার্যকর সংযোগ তৈরি করার অন্যতম প্রধান মাধ্যম হলো এমআইএস।
তাই এমআইএস কর্মকর্তাকে অতিরিক্ত বা সহায়ক জনবল হিসেবে দেখার পরিবর্তে এসএমই ঋণ আদায়ে ও তদারকি বিভাগের কৌশলগত সম্পদ হিসেবে বিবেচনা করা প্রয়োজন।
একজন দক্ষ এমআইএস কর্মকর্তা বা বিভাগের প্রধান যদি নিয়মিত প্রতিটি সংগ্রহ কর্মকর্তার হাতে তাঁর পোর্টফোলিওর অগ্রগতি, পরিবর্তন ও ঝুঁকির বিশ্লেষণ তুলে দেন, তাহলে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা নিজের দুর্বলতা বুঝে সঠিক জায়গায় বেশি শ্রম দিতে পারবেন। একই সঙ্গে বিভাগীয় প্রধানও আগাম ঝুঁকি শনাক্ত করে প্রয়োজনীয় সহায়তা ও সিদ্ধান্ত দিতে পারবেন।
ফলে উন্নত হবে ঋণ আদায়, নিয়ন্ত্রিত হবে বকেয়া, শক্তিশালী হবে পোর্টফোলিও এবং তৈরি হবে ব্যক্তিগত কর্মদক্ষতা ও তৈরি হবে কেপিআই উন্নয়নের বাস্তব সুযোগ।
সর্বোপরি, একজন দেখেন কীভাবে কাজটি বাস্তবায়ন হবে, অন্যজন তথ্যের মাধ্যমে দেখিয়ে দেন কোথায় কাজ করলে ফলাফল সবচেয়ে বেশি পাওয়া যাবে।
তাই একটি আধুনিক, দক্ষ ও ফলাফলভিত্তিক এসএমই ঋণ আদায় ও তদারকি বিভাগ গড়ে তুলতে দক্ষ এমআইএস কর্মকর্তা কোনো অতিরিক্ত সুবিধা নন—তিনি পুরো সংগ্রহ ব্যবস্থার তথ্যভিত্তিক মেরুদণ্ড।
